1. 收藏素材，也保留來源資訊
把有權儲存的影片放進容易找到的資料夾，另外記錄來源、創作者與使用條件，日後選用素材時才有依據。
Chrome 瀏覽器工具支援直接影片檔案及部分 HLS/DASH 隨選串流。Chrome 負責下載，相容且已連線的桌面程式可建立索引；不支援直播與 DRM 保護內容。
2. 先為一個熟悉的資料夾建立索引
登入桌面程式，加入一個包含熟悉影片的小資料夾，等待索引完成，再嘗試搜尋。之後可加入外接硬碟或已掛載的網路儲存空間。
建立索引和定位檔案時，保持相關硬碟連線。無須先搬動所有原始檔；準備時間取決於影片數量、內容與電腦硬體。
3. 辨識已收藏的重複影片
用影片檔案搜尋，或檢視素材庫中的重複項目。MediaDNA 透過 AI 視覺特徵尋找候選，再核對完整視覺內容，辨識不同檔名的副本。
比較預覽與檔案位置，決定專案需要哪一份。僅有共用片段不代表整部影片重複。可以保留所有副本；移除是選用動作，需要自行選取並確認。
4. 需要某個鏡頭時，從畫面找回檔案
記得畫面但忘了檔名時，用截圖搜尋。有短片段時，先以影片檔案搜尋，再接續片段搜尋，尋找連續重疊的素材。
確認候選影片、時間範圍及檔案位置，再到慣用的剪輯工具中使用。找到相符素材不等於取得使用授權，仍須查閱保留的來源與使用條件。
5. 讓素材庫與原始檔持續可用
新增或更動影片後更新素材庫。遇到遺失檔案，先確認外接硬碟或網路資料夾是否斷線，不要直接認定影片已刪除。
另外備份原始檔和來源紀錄。搜尋沒有結果時，先檢查資料夾是否納入索引、索引是否完成，再換一張截圖或另一段片段。